Регламентирование процессов в стартапе: когда и как?

Регламентирование процессов в стартапе: когда и как?

Регламентирование - многие это слово воспринимают как синоним “занудства”. Особенно яркие, творческие, гибкие сотрудники - как раз такие, каких мы хотим видеть в стартапах. Однако регламентирование процессов и создание инструкций - необходимый процесс, особенно на стадии масштабирования.

Когда имеет смысл создавать регламенты?

Если у вас 3 сотрудника и 10 клиентов, смысла делать лишнюю работу нет. Если вы еще не выпустили MVP и процессы не то чтобы не отстроены, а они нормально непредсказуемы, регламентировать тоже нечего. А вот когда, например:

📌вы ловите себя на мысли, что в пятый раз разжёвываете сотруднику одно и то же; 📌повторяются ситуации, когда один сотрудник что-то не передал другому; 📌Новичок онбордится дольше 2-х недель - это все поводы начать регламентировать.

В командах моих проектов суммарно около 80 человек - все находятся в разных городах и даже в разных странах. Как жить без регламентов? Расскажу, как у нас это работает.

Допустим, руководители или бэк-офис начинают замечать один и тот же процесс, который тормозит / мешает выполнению задач. Бывает,что сотрудник приходит к руководителю или офис-менеджеру с обратной связью, что что-то где-то работает не так или противоречит выполнению задач.

Вопрос о создании регламента (либо методички, инструкции) выносится на обсуждение Советом Управляющих вместе с участниками процесса. Если задача касается очень многих сотрудников компании, мы выносим это на общее обсуждение в чат. После этого ответственному (чаще всего это офис-менеджер) ставится задача - сформировать документ, где будет описан весь процесс от и до.

В нашем таск-менеджере  есть отдельная доска, где собраны все регламенты, правила, инструкции и методички. По названию процесса или сервиса, к которому сделана инструкция, легко можно найти такую “шпаргалку”. 

Текст опорного документа пишется простым языком, максимально короткими и понятными предложениями, каждый шаг фиксируется на скрине. Текст должен буквально “вести за руку” - ведь сотрудники бывают разные, а инструкция должна быть понятна каждому.

И еще наш лайфхак, выработавшийся с годами: раз в месяц офис-менеджер обязательно напоминает в общих чатах о существовании того или иного регламента, инструкции. Это полезно и для новичков, и для тех, кто трудится в компании долгое время.

Еще один важный момент: стартап - это всегда гибкая структура. И даже регламентирование не должно сделать процессы “застывшими”. Оно призвано облегчить работу, сделать результат предсказуемым и в какой-то степени стандартизировать его. Однако важно не скатываться до бюрократии. Мы регулярно напоминаем сотрудникам о том, что регламенты можно менять, указывать на несоответствия, предлагать изменения, и, кстати, многие ребята такими возможностями пользуются.

Если интересно что-то еще о регламентировании процессов, задавайте вопросы в комментариях!